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FÜR ORGANISATIONEN, DIE IHR RISIKOMANAGEMENT UM EINE EXTERNE MELDESTELLE ERGÄNZEN WOLLEN

Whistleblower-Ombudsstelle – gesetzeskonform, diskret und extern

Whistleblower verdienen Schutz – und Unternehmen brauchen Rechtssicherheit.
Seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind viele Unternehmen verpflichtet, eine interne Meldestelle für Missstände einzurichten. Als externe Ombudsstelle übernehmen wir diese Verantwortung für Sie – professionell, anonym und compliant.

Seit Dezember 2023 sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro, bei schwerwiegenden Versäumnissen sogar bis zu 50.000 Euro.

Wir empfehlen dringend, die Bearbeitung sensibler Meldungen an eine externe Ombudsstelle auszulagern. Denn der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit. Schon die urlaubsbedingte Abwesenheit interner Ansprechpartner kann als unzulässige Kommunikationsverhinderung gewertet werden – mit entsprechenden Konsequenzen.

Vertraulichkeit ist Pflicht – Vertrauen die Kür

Wem in Ihrem Unternehmen würden Sie – ohne Führungsverantwortung, mit Betriebsratszustimmung, juristischem Verständnis und unternehmerischem Gespür – die Bearbeitung sensibler Hinweisgebermeldungen anvertrauen? Die Antwort zeigt schnell: Eine externe Lösung ist oft der einzig sinnvolle Weg.

Ihre Vorteile bei unserem Service

Rechtskonformität ohne Aufwand – Wir übernehmen die Funktion der Meldestelle gemäß § 12 HinSchG – unabhängig, DSGVO-konform und revisionssicher.
Vertrauen schaffen – Externe Ansprechpartner erhöhen die Hemmschwelle für Denunziation – und senken sie für ernst gemeinte Hinweise.
Ressourcen sparen – Kein interner Schulungs- oder Verwaltungsaufwand – wir kümmern uns um das komplette Verfahren.
Sicherer Kanal für sensible Informationen – Geschützt, verschlüsselt und mit klaren Prozessen zur Bearbeitung.
Schutz vor Reputationsschäden – Ernsthafte Hinweise werden frühzeitig erkannt und professionell bearbeitet.
Mitarbeiterbindung durch Vertrauenskultur – Zeigen Sie Haltung – nicht nur, weil es Pflicht ist.

Bereit für eine gesetzeskonforme und vertrauensvolle Hinweisgeber-Lösung?

Dann setzen Sie auf unsere externe Ombudsstelle – rechtssicher, unabhängig und diskret.

Jetzt informieren und beraten lassen

Welche Funktion hat eine Ombudsstelle?

Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes dient eine Ombudsstelle als interne Anlaufstelle, um potenziellen Hinweisgebern einen geschützten Raum zu bieten. In diesem können sie vertraulich auf Unregelmäßigkeiten oder Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, ethische Normen oder betriebsinterne Vorschriften hinweisen. Dabei garantiert die Ombudsstelle Diskretion und handelt eigenständig, um eine unvoreingenommene und gerechte Untersuchung zu gewährleisten.

Wofür ist die Ombudsstelle der richtige Ansprechpartner?

Das Vertrauen in Unternehmen basiert auf gesetzeskonformem, integerem und ethischem Verhalten. Um dieses Vertrauen zu bewahren, muss bei abweichenden Handlungen angemessen interveniert werden. Das setzt allerdings voraus, dass Unternehmen über solche Verhaltensweisen informiert sind. Hier spielt die Ombudsstelle eine Schlüsselrolle: Sie stellt eine organisatorische Schnittstelle zwischen dem Hinweisgeber und dem betroffenen Unternehmen dar und fördert somit das Vertrauen in das Meldesystem.

Wofür ist die Ombudsstelle nicht der richtige Ansprechpartner?

Wenn es Unstimmigkeiten, Meinungsverschiedenheiten mit Kollegen oder Vorgesetzten gibt oder das Bedürfnis besteht, eine Beschwerde vorzubringen, ist es ratsam, zuerst im Team nach Lösungen zu suchen. Die Ombudsstelle ist für solche Belange jedoch nicht der richtige Ansprechpartner. Auch in Notfallsituationen ist sie nicht der korrekte Weg – hier sollten sofort die bekannten Nummern (112, 110) kontaktiert werden. Das bloße Anprangern von Personen wird nicht geduldet. Hinweisgebern mit derlei Absichten kann Vertraulichkeit nicht zugesichert werden.

Ist eine anonyme Meldung möglich?

Nein. Vor der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes entschied sich der Gesetzgeber gegen die Pflicht zur Einrichtung anonymer Meldewege. Daher sind auch bei der Ombudsstelle anonymen Meldungen technisch nicht möglich. Je nachdem, welchen Meldekanal Sie wählen, könnten folgende personenbezogene Daten erfasst werden: Telefonnummer, IP-Adresse, Handschrift, DNA (z.B. von Briefen oder Briefmarken), Maschinenidentifikationscode (von Druckern), individuelle Schreibweise, orthografische Besonderheiten, E-Mail-Adresse und mehr. Die Ombudsstelle behandelt Ihre Identität vertraulich, vorausgesetzt, Ihr Hinweis erfolgt in gutem Glauben.

Wie geht es nach Abgabe der Meldung weiter?

Nachdem wir Ihre Meldung erhalten haben, überprüfen wir ihre Glaubwürdigkeit, ob sie im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes relevant ist und ob andere, möglicherweise vorrangige Gesetze Anwendung finden. Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten hinterlassen haben, nehmen wir bei Bedarf Kontakt zu Ihnen auf, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen. Anschließend leiten wir Ihre Meldung zur weiteren Abklärung an das betreffende Unternehmen weiter. In diesem Prozess agieren wir als Vermittler zwischen Ihnen und dem Unternehmen.

alle Leistungen im Überblick

Wir bieten Ihnen Vertraulichkeit, die diese Bezeichnung auch verdient hat.

Zwei Personen sitzen am Schreibtisch und besprechen ein rechtliches Dokument

FAQ

Welche gesetzlichen Anforderungen stellt das Hinweisgeberschutzgesetz an Unternehmen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung interner Meldestellen. Alternativ können sie externe Ombudsstellen beauftragen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Hinweisgeber effektiv zu schützen.

Welche Vorteile bietet eine externe Ombudsstelle gegenüber internen Meldesystemen?

Eine externe Ombudsstelle gewährleistet Neutralität und erhöht das Vertrauen der Hinweisgeber, da sie außerhalb der Unternehmenshierarchie agiert. Dies kann die Bereitschaft zur Meldung von Missständen steigern und somit zur frühzeitigen Aufdeckung und Behebung von Problemen beitragen.

Welche Bußgelder drohen bei Nichteinhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Unternehmen, die keine gesetzeskonforme interne oder externe Meldestelle bereitstellen, riskieren laut Hinweisgeberschutzgesetz Bußgelder von bis zu 50.000€. Verstöße gegen Vertraulichkeit oder das Ergreifen von Repressalien gegen Hinweisgeber können ebenfalls mit empfindlichen Sanktionen geahndet werden.